Door de vele verschillende bedrijfsafdelingen is het als managers knap lastig om alle informatiestromen bij te houden. Als je deze communicatiestromen niet goed bij de hand hebt kan het voorkomen dat de afdelingen langs elkaar gaan werken, wat een dip in productiviteit en kwaliteit kan betekenen. Om dit soort situaties te vermijden kun je aan de slag met workflow management. Door dit in te zetten kun je ieder proces optimaliseren en zo een verbeterde efficiëntie verwachten.
Wat houdt workflow management in?
Onder workflow management verstaan we het bijhouden van de informatiestromen op een gestructureerde manier. De informatie wordt op een georganiseerde wijze verstrekt aan alle bedrijfstakken, zodat iedereen op de hoogte is van de verschillende werkzaamheden binnen het bedrijf. Goede communicatie is cruciaal binnen een bedrijf, maar er zijn maar weinig organisaties die dit echt goed op orde hebben. Door workflow management in te zetten communiceer je altijd op een duidelijke wijze met elkaar en kan iedere afdeling zich beter afstemmen op de rest van het productieproces. Zo ontwikkel je eenheid, waarmee de productiviteit en efficiëntie verbeterd kan worden.
De voordelen van workflow management
Het is dus duidelijk dat workflow management efficiëntie op de werkvloer kan verbeteren, maar hoe werkt dat dan precies? Allereerst wordt een duidelijke rolverdeling gemaakt waar iedereen van op de hoogte is. Hierdoor is het voor het hele bedrijf helder wie op welk project zit. Je ziet ook meteen aan welke processen worden gewerkt en of er personeel beschikbaar is die op andere projecten gezet kunnen worden. Ook de projectdocumentatie wordt goed bijgehouden door workflow management. Op deze manier heb je dus overzicht op het gehele proces en kun je ingrijpen als er vertraging optreedt of als er kansen om vooruit te werken.
Bovendien heeft workflow management als grote voordeel dat je gemakkelijk processen kan automatiseren. Je hoeft niet langer zelf het project te documenteren, dit wordt namelijk al voor je gedaan. Ook kwaliteitsmanagement en factuurverwerking wordt door het systeem vergemakkelijkt. Een proces automatiseren levert meer rendement op in kortere tijd.
Softwaregebruik workflow management
Voor workflow management kun je speciale software aanschaffen. Alle genodigden hebben toegang tot dit systeem en kunnen hierin hun werkzaamheden doorgeven. Ook zien ze direct waar de rest van de bedrijfstakken mee bezig zijn. De informatie wordt in de software georganiseerd, geanalyseerd en beheerd. Zo heb je dus altijd toegang tot de stand van zaken op een overzichtelijke manier.